La signature électronique, c'est quoi exactement ?

Pour comprendre l'utilité d'un procédé tel que la signature électronique, il convient d'en comprendre le sens large et légal en Suisse, en l'occurrence :

"La signature électronique est un procédé technique permettant de garantir l'authenticité d'un document, d'un message ou d’autres données électroniques et de s'assurer de l'identité du signataire. Elle repose sur une infrastructure gérée par des fournisseurs de services de certification. Afin d'encourager le développement du commerce électronique, le législateur donne aux fournisseurs de services de certification la possibilité de se faire reconnaître sur une base volontaire. Ils peuvent ainsi démontrer que la qualité, la fiabilité et la sécurité des services fournis sont conformes aux normes applicables. A certaines conditions, la loi assimile en outre la signature électronique à la signature manuscrite."

Les fournisseurs de service de certification sont reconnus et accrédités par le Service d'accréditation suisse (SAS) défini dans la loi SCSE.

Le format des documents signés est un PDF/A protégé par une clé, délivrée par les prestataires SAS au nom de l'entreprise (signature avancée d'organisation AES) ou à titre individuelle (signature qualifiée QES).

Mise en pratique avec Swisscom Trust Services

L'application et l'implémentation des outils de signature numérique fait partie des compétences que sanjco propose à ses clients. Nous travaillons ainsi avec la suite d'outils "Swisscom Trust Services" et principalement l'outil "Signing Service" (service de signature).

Le Signing Service de Swisscom offre les avantages suivants :

• Conformité à la loi

Cet outil est légitime pour les signatures qualifiées selon le règlement européen (eIDAS) et la loi fédérale suisse sur les signatures électroniques (SCSE / ZertES).

• Facilité d'utilisation et flexibilité

L'interface d'utilisation de cette solution est très simplifiée, permettant une prise en main optimale des utilisateurs. De plus, sa grande variété d'outils et leur simplicité d'implémentation permet une grande flexibilité d'adaptation aux besoins des entreprises.

• Fiabilité

La sécurité des documents est assurée par l'interdiction d'accès aux données lors de la signature, conservant de facto les données intactes.

Que propose sanjco, concrètement ?

Sanjco propose :

• En standard, dans ses solutions M-Files, les versions de signature SES et AES, apposées notamment sur les courriers sortants envoyés par mail et les factures et documents comptables avec TVA. Ces dernières permettent le stockage numérique légal de ces documents, en lieu et place de l'archivage traditionnel dans des classeurs à conserver 5 ans au minimum.
• En fonction des besoins et du budget des clients, les solutions PES et QES, via des webservices ou sur des plateformes en partenariat avec des prestaires spécialisés, tels que Skribble, Certifiaction.com ou Digicert.

La signature QES (Qualifiée individuelle) nécessite l'enregistrement d'une signature manuelle et numérique auprès d'un prestataire reconnu en Suisse, tel que Swisscom et une application de certification mobile à installer sur un téléphone portable / une tablette (ex. Mobile.ID).

Sanjco SA a déjà implémenté ces solutions à de multiples reprises chez ses clients avec succès et se réjouit de prendre une place dans le processus de digitalisation des signatures en Suisse.